Образец Титульного Листа Дела В Архив
Описание Образцы документов, договоров, типовых должностных инструкций, исковых заявлений, контрактов и т Наш каталог образцов документов, формы контрактов и должностных инструкций собран в этом разделе В данном разделе собрана интересная информация (Образцы документов, договоров, должностных инструкций, исковых заявлений и т.д.). Которая доступна для скачивания абсолютно бесплатно. Личное дело титульный лист образец - Наш выбор Личное дело титульный лист образец Опись в личное дело образец Скачать бланк обложки для личного дела титульный лист можно здесь: Из чего состоит папка?
Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, опись в личное дело образец которых действительно будет служебной неприятностью. Порядок обращения с личными делами сотрудников целенаправлено укрепить в соответствующей наставления и обязательно отразить в Положении о описи в личное дело образец с персональными данными труженика сообразно и ст Личное дело работника формируется в течение всего время работы, в статье приведен состав. Но, как Вы правильно поняли, правила этого не требуют. И, естественно, для передачи в архив личных дел необходимо составить сдаточную опись. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника. Правильно ли я понимаю, что опись дела например, опись приказов по личному составу будет выглядеть так же, как и журнал регистрации этих самых приказов.
Образец оформления титульного листа ↓. При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. Сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер. Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников.
В правом нижнем углу указываются крайние даты, то есть дата открытия дела день приема на работу и закрытия день приказа об увольнении. На все тома дела с личными карточками будет один и тот же индекс, который значится в номенклатуре дел. Заголовок личного дела в случае изменения фамилии сотрудника, используемый для обложки дела и в сдаточной описи, см. Изучаю теорию по архивному делопроизводству. Спасибо за ваш замечательный сайт. Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии подобную систему.
Хранение личных дел работников. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения. Внутренняя опись заполняется и подписывается лицом, ответственным за ведение личных дел, с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.
После подписи и даты под своими личными данными личный листок по учету кадров и автобиография становятся документами и формируются как индивидуальное личное. Узнайте о Чтобы избежать уплаты лишних налогов, можно заключить с некоторыми сотрудниками гражданско-правовой договор. В 2014 году право решать, применять ли у себя на предприятии систему заведения личных дел, принадлежит руководству. Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение. Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Личные дела сотрудников никогда не создавались и не формировались в описи в личное дело образец.
Обязательными для отображения являются следующие элементы: По центру с отступом сверху места для штампа архива указывается наименование полное и сокращенное, составившей личное дело организации. По факту недостачи документов документа составляется и оформляется акт, один из экземпляров которого формируется в личное. Опись в личное дело образец Иначе говоря, личные дела являются переходящими. Эти документы необходимо расположить в начале дела.
This page appears when Google automatically detects requests coming from your computer network which appear to be in violation of the. Правда, здесь возникает вопрос о правомерности такой систематизации. Для использования большинства функций управления, требуется поддержка сценариев JavaScript Личное дело сотрудника Подборка наиболее важных документов по запросу Личное дело сотрудника нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое. Личные дела по запросу выдаются правоохранительным либо контролирующим органам. Изображение: recofreten Разместите анонс любого плэйкаста на главной странице сайта. Это могут быть Ваши собственные работы или понравившиеся плэйкасты других пользователей сайта. Каждый анонс добавляется в начало списка анонсов и проведет на главной странице сайта не менее 2 часов.
Если все свободные места уже заняты, то Ваша заявка будет добавлена в очередь и появится на главной странице при первой же возможности. Сделайте подарок друзьям и близким, порадуйте себя, представьте интересные плэйкасты на всеобщее обозрение.
Добавляя анонс, вы автоматически соглашаетесь. Опись в личное дело образецАвтор плэйкаста:Создан: 15 января 1:58. Другие статьи на тему: Copyright © 2006-2016 lookathome.ru.
Титульный лист номенклатуры дел образец Оформление номенклатуры дел образец титульный лист. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации. Образцы по теме: Коммерческие организации, Лист, Номенклатура, Юридическое лицо. Утвержденным руководителем Федеральной архивной.
Службы России В.П. Козловым 6 октября 2000 г. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ N утвержденным руководителем Федеральной архивной. Службы России В.П.
Козловым 6 октября 2000 г. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Унифицированная форма № Т-61 (образец заполнения). Свидетельство о безопасности конструкции транспортного средства. Помещено в тему: Номенклатура дел Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства. Зачем нужна номенклатура дел каждой организации Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Сдача документов в архив Сдача документов в архив Сдача документов в архив является завершающим этапом процесса делопроизводства.
Дела всегда должны хранится всегда в правильно обработанном виде. Как безболезненно пройти все этапы по подготовке и передаче документов принимающей стороне. Наши специалисты ответят на все ключевые вопросы: подготовка документов, зачем сдавать, этапы работ а самое главное какой должен быть итог. Подготовка документов перед сдачей в архив включает:. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;. Отбор необходимых дел к сдаче в архив;.
Описание документов;. Оформление архивных дел;. Обеспечение их сохранности;. Согласование всех учётных документов с принимающем архивом. А зачем вообще сдавать в архив документы? Архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий.
Дела для сдачи документов в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в нормативных документах. В архив организации сдаются дела постоянного и временного хранения через определённый срок после завершения их делопроизводством в структурных подразделениях или отделах. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовке к сдаче документов в архив.
Одной из главной функции архива является работа с поступающими запросами на принятые документы которые хранятся в архиве. Соответственно в связи с этим большое внимание и уделяется правильному оформлению дел. Правильное оформление дел Оформление дела - это комплекс работ по его учету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче документов в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие, проводится предварительная систематизация и сдача документов в архив. Дела остаются в скоросшивателях или других папках. Исключением является только отдельные требование принимающего архива или специфические документы.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению перед сдачей документов в архив, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа). Особо ценные дела Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче документов в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914-72 «Обложки дел длительного пользования».
Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. Наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки. Порядок сдачи в архив: как это обычно происходит в действительности. согласование возможности приёма документов с принимающим архивом;. Выяснение требований архива по оформлению документов, подлежащих передачи;. Архивная обработка и оформление документов согласно всем требованиям;.
Оформление описей и научно-справочного аппарата (историческая справка и предисловие). согласование всех описей и научно-справочного аппарата с принимающем архивом;. Физическая проверка дел архивом перед передачей;. Получение Акта-приёма-передачи документов. Сдача документов в архив осуществляется по заранее утвержденному графику. Дела сдаются по описям и с приложением справочного аппарата архива.
Конечный итог передачи А главным итогом сдачи документов в архив, должен быть Акт приёма-передачи документов, подписанный принимающей и сдающей стороной. Где отражаются следующие показатели. Что сдано, кем сдано, количество дел, дата передачи и состояние документов. В каких случаях актуальна сдача документов в архив. Нет места внутри организации; хочется освободить помещение;.
Происходит реорганизация; все документы передаются правопреемнику;. Передача осуществляется внутри организации;. Сдача в ведомственный архив; происходит в среднем раз в 3-5 лет;.
Сдача документов в архив при ликвидации организации. Специалисты Архивный Сервис оказывают услуги по всем видам сдачи в архив, включая согласование с принимающим архивом Наши клиенты. Сдача документов в архив при ликвидации в Украине Сдача документов в архив при ликвидации в Украине Проработав 15 лет аудитором, я решила резко изменить сферу заработка и уйти из аудита.
Через 2,5 года отсутствия деятельности, я решила закрыть аудиторскую фирму, в которой я была и учредителем и директором. Пройдя проверки в ГНАУ и Пенсионном фонде, я должна была пройти еще одну инстанцию — сдать документы а городской архив. Поскольку фирма проработала значительный срок и длительный период были и работники и конечно начислялась заработная плата — нужно было оформлять полный пакет документов. В общей сложности я ходила в городской архив 3 раза:. 1-й раз — мне выдали образцы документов, которые нужно принести;. 2-й раз — я принесла все документы и мне исправили значительное количество моих ошибок и подтвердили правильность прошивки документов, которые сдаются в архив;. 3-й раз — я сдала документы в архив (конкретный прием документов в архив).
Сколько это заняло времени?. 1-й раз — 20 минут у специалиста;. 2-й раз — 1,5 часа в очереди и 30 минут у специалиста;. 3-й раз — 30 минут в очереди и 1 час у специалиста.
Сколько я потратила времени на оформление документов? В общей сложности минимум 6-8 часов. И именно потому, что было потрачено такое количество времени, я решила выложить в свободный доступ уже набранные документы, Чтобы остальные люди, которые решат сдавать документы в архив самостоятельно, как минимум не тратили время на тупую и механическую наборку текстов (а они не маленькие). Хочу отдельно сказать про работников Запорожского городского архива.
Респект и уважение. Это тот редкий случай, когда государственные служащие:. грамотные;. вежливые;. доброжелательные;.
корректные;. выдержанные;. говорять на державній мові.
Впечатления крайне приятные от общения. А вот про авторов инструкций по которым работает архив, можно сказать только одно — дремучие люди.
Когда мне описали правила прошивки, проклейки и формирования дел (папок с первичными документами), у меня сложилось впечатление, что тот кто писал эту инструкцию так и не знает, что в мире есть: Я сказала специалисту: — но за окном 21 век! — но у нас Инструкция 2015 рода. Когда же я узнала. Что титульный лист папок можно подписывать только «руками», я поняла, что автор не знает и про существование компьютера. Про меры же безопасности по прошивке можно сделать вывод, что старые КГБ-ные страшилки засели в голове автора инструкции крепко и видимо навсегда! Это все была лирика. Теперь конкретно по документам.
Эта статья не является идеально точной, НЕ ЯВЛЯЕТСЯ! Это всего лишь помощь. Какие документы сдают в архив Что минимально и обязательно сдается в архив?. учредительные документы;. документы по ликвидации;. ведомости начисления зарплаты;.
штатные расписания;. приказы по кадрам (прием и увольнение). Подготовка документов в архив Итак, что нужно принести?.
історичну довідку;. справи тривалого зберігання;.
справи по кадрам;. гарантійний лист. Вот образец исторической справки.
Красным шрифтом выделена информация, которая важна в случае, если у вас есть такие факты (в частности в какие-то года не велась хозяйственная деятельность и не начислялась зарплата). Товариства з обмеженою відповідальністю аудиторська фірма «Домна Товариство з обмеженою відповідальністю аудиторська фірма «Домна» Лтд (далі – Товариство) зареєстровано Ленінською районною адміністрацією м. Запоріжжя розпорядженням № 1889899 від 09 листопада 1995 року. Ідентифікаційний код юридичної особи – 22334455. Місцезнаходження офісу Товариства: 69198 м.
Запоріжжя, вул. Згідно зі Статутом Товариство мало здійснювати такі види діяльності:. практичне виконання перевірок (аудит);. надання аудиторських послуг;.
організаційне та методичне забезпечення аудиту. Згідно із рішення загальних зборів учасників від 01 квітня 2015 року (протокол № 7 від 01 квітня 2015 року) прийнято рішення про припинення діяльності Товариства шляхом його ліквідації у добровільному порядку. Довідка про відсутність заборгованості із сплати єдиного внеску форми № 3-ЄСВ № 411 від 12 січня 2016 року видана ДПІ у Шевченківському районі м. Довідка про відсутність заборгованості із сплати податків, зборів форми № 22-ОПП № 0946 від 12 січня 2016 року. Довідка про відсутність заборгованості із сплати страхових внесків до Пенсійного фонду України і фондів соціального страхування № 01/02-44 від 14 січня 2016 року. Науково-технічному упорядкуванню документи Товариства підлягають вперше в зв’язку с ліквідацією.
Оформление личных дел для сдачи в архив оформление личных дел для сдачи в архив Asta76 Гуру (3612) 7 лет назад Формируете личное дело, раскладывая документы, начиная с раннего и двигаясь к последующим (ориентриуемся на дату получения и/или создания документа). Убираем все металлические скрепки, скобки и т.
Нумеруем каждый лист, составляем опись документов, лист-заверитель дела, оформляем в обложку, сшиваем, на обороте пишем: прошито, пронумеровано, ставим дату, подпись, печать. Если нужны образцы документов (обложка, лист-заверитель и т.
Пишите в личку, сброшу. Евгения Мастер (1068) 7 лет назад Согласно п. 3.5 указанных Правил порядок формирования личного дела состоит в следующем: В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных). А также документы, подлежащие возврату.
Личное дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельный том. Так как ведение личных дел в коммерческих организациях не является обязательным требованием, то соответственно при формировании личного дела Вами составляется самостоятельно перечень вносимых в него документов: Например, к таким документам относятся: документы об образовании работника, сведения о направлении на работу; характеристики, рекомендательные письма ( при наличии); документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения ( перевода) и увольнения работника ( его личное заявление, копии или экземпляры приказов и другие документы). Требования к оформлению личных дел, принимаемых в архив: При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление листа- заверителя, а также составление, (в необходимых случаях). Внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела ( уточнение название организации; регистрационного индекса дела; крайних дат дела; заголовка дела) Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять- п. 3.6.3 Правил). Как правильно оформить документы для сдачи в архив?
Как правильно оформить документы для сдачи в архив? Как правильно оформить документы для сдачи в архив? Ответ Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Помните, что запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. В соответствии с Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а также Правилами работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от г.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: - документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; - в дело включается по одному экземпляру каждого документа; - в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации); - дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту (по фамилиям авторов и корреспондентов). Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Такое оформление предусматривает: - подшивку или переплет дела (для этого из документов удаляют металлические скрепления и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись); - нумерацию листов дела (это делается арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа); - составление листа-заверителя (составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, в которой указывается количество листов дела и внутренней описи. Лист-заверитель подписывается составителем. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается); - составление в необходимых случаях внутренней описи документов (составляется для учета особо ценных, личных, судебных документов, а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела); - оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в четыре прокола или переплетаются. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и подшивается.
Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечить долговременную сохранность. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.
В таких делах проверяется, не осталось ли там документов с постоянным сроком хранения. Эти дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и в этом же порядке перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Отдельно остановимся на оформлении обложки дела. Согласно установленной форме в Приложении 11 к Правилам работы архивов организаций, в ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. При этом если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п. То датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале, а крайними датами личного дела - даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: 'Хранить постоянно'). Дела с постоянным сроком хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет сдаются в архив по описям. Дела принимаются работником архива в присутствии сотрудника кадровой службы. В конце каждого экземпляра описи проставляются заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера соответствующих дел, если таковые будут.
Под заверительной надписью ставятся дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешком на обе стороны. Дела в архив доставляются сотрудниками кадровой службы. Дела временного хранения передаются в архив по номенклатуре, при этом допускается хранить их в структурном подразделении до истечения срока хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке. Таким образом, перед сдачей дел на архивное хранение их нужно оформить окончательно, а именно:. составить внутреннюю опись;.
составить лист-заверитель;. подшить (переплести) дело;. пронумеровать листы дела;. оформить обложку дела. Подробнее в материалах Системы: Как систематизировать документы кадровой службы и оформлять дела Этапы формирования дел Работа по формированию дел состоит из следующих операций: Период формирования дел Период формирования дел – календарный год.
Однако есть дела, которые нужно вести на протяжении нескольких лет. Это, например, дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников (одно личное дело ведется в течение всех лет работы сотрудника). Оформление папки для будущего дела В конце календарного года нужно завести столько папок на отчетный год, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры перенесите заголовки дел и индексы, а на корешках проставьте только индексы.
После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Об этом говорится в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. Подшивка документа в дело При распределении документов по папкам (делам) нужно руководствоваться следующими правилами: подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появятся какие-либо неустановленные документы, сформируйте их в отдельные дела.
Для этого в номенклатуре предусмотрите резервные номера; подшивайте документы в дела только после их исполнения. Неисполненный документ может понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно; подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться; подшивайте документы в дела только в одном экземпляре.
Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т. П.; в деле должно быть не более 250 листов.
Образец Титульного Листа Дела Для Сдачи В Архив
Если в деле очень много документов, делите его на тома (части). Ситуация: Как оформить дело перед сдачей его в архив Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно: заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России Нормативно-правовая база: Приказ Главархива СССР от г. № 33 от 25 мая 1988 года N 33 ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Общие требования к документам и службам документационного обеспечения 3.4.2. Оформление дел 3.4.2.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного или долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в делах, составление листа-заверителя дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.
Шаблон Реферата
Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме ( приложение 11 ). По окончании года в надписи на дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела, в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: 'имеются документы. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части).
При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты. На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда. При изменении названия организации (его структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения). Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью. Составление описей дел.
На заверенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляются работниками, ответственными за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.). В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив, и по которой он сдает дела на государственное хранение. Допускается включать в опись дела за несколько лет а организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел. Описи на дела по личному составу (личные дела) могут составляться за несколько лет с валовой нумерацией дел. Описи дел составляются по установленной форме в 2-х экз. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах 3.4.3.4.
Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.